Kdy vyřadit dosluhující kopírku nebo tiskárnu z provozu?

Kdy vyřadit dosluhující kopírku nebo tiskárnu z provozu?

Kancelářská tiskárna nebo kopírka je nepochybně nepostradatelným členem pracovního týmu. Je vždy připravena a trpělivě čeká v úsporném režimu, dokud nebude vyzvána, aby pomohla dotáhnout důležitý úkol prostřednictvím tisku, naskenování, odeslání nebo uložení důležitých dokumentů.

Jenže i kancelářské tiskárny stárnou a zpomalují se, a to dokonce do takové míry, že mohou začít být spíš na obtíž. Je pochopitelné, že většina lidí má pocit, že dokud tiskárna nebo multifunkční zařízení fungují, není třeba je vyměňovat. Je možná těžké „poslat do důchodu“ spolehlivého „dělníka“, ale každá tiskárna nebo multifunkční zařízení musí jednoho dne dosloužit. Důležité je poznat, kdy nastal ten pravý čas.

Se správnou údržbou slouží roky

Při správné údržbě vydrží většina profesionálních kopírek nebo tiskáren mnohem déle, než uvádějí výrobci. Ve skutečnosti jsou některé stroje vyřazeny pouze proto, že výrobce přestane zařízení podporovat, nebo se pro něj stanou nesehnatelné komponenty či spotřební materiál.

Většina lidí o kopírce nebo tiskárně nikdy nepřemýšlí, dokud nenastane problém. A problém znamená, že začne klesat produktivita a roste frustrace. Když si to spočítáte, možná vás až překvapí, kolik vás stará kopírka stojí v podobě snížené produktivity, frustrace zaměstnanců i peněz. Pokud je kopírka nebo tiskárna častěji porouchaná než provozuschopná, je čas na upgrade.

Pět let a pak výměna

Čas plyne a technologie se neustále mění. Je náročné držet krok s neustále se vyvíjejícími trendy Kancelářské techniky se technologické změny týkají více, než si běžní uživatelé uvědomují. Jakmile se stáří zařízení přiblíží pěti letům, začne se často ukazovat, že stroj už tak dobře nespolupracuje s jinými zařízeními nebo technologiemi. Někdy mají starší kopírky a tiskárny problém připojit se k Wi-Fi, místní síti nebo správně komunikovat s nejnovějším síťovým operačním systémem. Kvůli tomu může dojít k tomu, že podniková zařízení nejsou tak integrovaná, jak by mohla být, aby pomohla automatizovat každodenní pracovní postupy. V případě používání cloudového řešení pro správu dokumentů, jako je například Google Disk nebo Microsoft OneDrive, nemusejí stroje starší pěti let podporovat přímou integraci. Modernizace starých zařízení tak často přinese nové příležitosti, jak pracovat efektivně a být celkově produktivnější.

Otázka bezpečnosti

Noční můrou všech organizací a podniků je, že se důvěrné informace o zaměstnancích, zákaznících nebo projektech dostanou do nesprávných rukou. Pokud tiskové zařízení stárne, je náchylnější k napadení kyberzločinci, což v extrémním případě může vyústit ke ztrátě citlivých dat. Staré technologie již často výrobce nepodporuje a neaktualizuje a zařízení může postrádat bezpečnostní funkce, jako jsou vestavěné bezpečnostní prvky, šifrování, ověřování, zabezpečený tisk nebo ochrana heslem. Pokud tiskové zařízení neodpovídá nejnovějším bezpečnostním standardům nebo již není podporováno výrobcem, je nejvyšší čas provést upgrade.

Plýtvání energií

U většiny výrobců tiskáren došlo v posledním desetiletí k jakési ekologické revoluci. Například produkty s certifikací Energy Star využívají pokročilé energeticky úsporné technologie, aniž by byly omezeny jejich funkce nebo výkon. Mezi energeticky účinné technologie, které může využívat každá organizace, patří úsporný režim, automatické nastavení oboustranného tisku a nízká spotřeba energie v režimu spánku. Tyto funkce mohou pomoci splnit ekologické cíle společnosti, snížit množství odpadu a ušetřit každý měsíc díky nižším nákladům za energie. Snížení nákladů na energii je dalším důvodem k obnově zastaralých dosluhujících zařízení.

Nekvalitní výstup

Zejména u starších kopírovacích zařízení se stává, že se na výstupu objevuje rozmazaný nebo vybledlý tisk, neobvyklé skvrny nebo značky a pozadí. Postupem času se opotřebovávají komponenty a zařízení nefunguje tak dobře, jako když bylo nové. I přes preventivní údržbu a výměnu se tyto klíčové komponenty opotřebují – po pěti letech se na každém zařízení projeví jeho stáří. Pokud výtisky nejsou tak čisté a přehledné jako původní, je na čase poohlédnout se po novém stroji.

Výměna se vyplatí

Vyřazení starých zařízení a jejich nahrazení novými multifunkčními tiskárnami nejen uvolní další místo v kanceláři, ale může také zlepšit práci s dokumenty a ušetřit peníze. Spolehlivý dodavatel IT, jako je společnost XANADU, pomůže vytvořit ideální kombinaci zařízení a služeb, která optimalizuje váš tiskový park, zlepší tiskové a kopírovací prostředí a zároveň ušetří peníze.